Pasos que se siguen en el proceso de eliminación:
- Conforme a los dictámenes y acuerdos de conservación y selección se procede identificar las unidades documentales y expedientes a eliminar.
- El Archivo y la unidad gestora redactan un acta de eliminación en la que se relaciona la serie documental, las unidades de instalación a eliminar, las fechas de producción y el plazo de conservación. El acta se firma por el responsable de la unidad administrativa y del archivo.
- El acta se formaliza en una resolución de alcaldía.
- Se traslada la resolución a la unidad gestora.
- Archivo y unidad gestora preparan las unidades de instalación a eliminar .
- Se contacta con los operarios municipales encargados te trasladar las unidades de instalación a destruir a la empresa encargada de la destrucción.
- Se controla la retirada de las unidades de instalación a retirar.
- El personal del Archivo se desplaza hasta la empresa encargada de la destrucción y se requiere el certificado de destrucción.
- En el libro registro de eliminaciones se anota las unidades de instalación eliminadas y la serie documental a la que pertenecen.
- Se dan de baja en el aplicativo de gestión de archivo los documentos destruidos.