PROCESO DE IDENTIFICACION Y VALORACIÓN.
- El Archivo se pone en contacto con el jefe de la unidad objeto de estudio.
- El Archivo estudia la normativa y las competencias y funciones de la unidad.
- Se acuerda una fecha de reunión con el jefe de la unidad para estudiar la documentación generada y recibida y los procedimientos tramitados.
- Se definen las posibles series documentales y se explica la ficha de identificación que deben cumplimentar, con ayuda del Archivo si fuera necesaria.
- Si es una serie documental nueva se da de alta en el cuadro de clasificación y en catálogo de series documentales. Se le asigna el código de clasificación.
- El jurídico emite informe de cada serie documental estudiada señalando los valores legales y los plazos y condiciones de acceso.
- El Archivo emite informe del valor histórico y testimonial de los documentos.
- El estudio de identificación y la propuesta de acceso y conservación se remite a la Junta de Castilla y León para que sea probada por el órgano competente, que se encarga de publicar los dictámenes en el Boletín Oficial de Castilla y León.
- Se notifica a las unidades productoras los acuerdos adoptados.
- Se actualizan los calendarios de transferencia, valoración y acceso.